Het is half augustus, ik ben net terug uit Maleisië, wanneer ik gebeld word en informatie ontvang over een evenement in het weekend van 2 en 3 september op Circuit Zandvoort. De vraag volgt of ik dat weekend als eventmanager kan werken en daarnaast alle bijbehorende voorbereidingen wil coördineren. Uiteraard is mijn antwoord JA.
Ik zeg “JA” op een periode van 2 weken om de coördinatie op te pakken en te bespreken wat er gewenst is vanuit 3 verschillende partijen, in verband met een partnership wat wordt aangegaan vanaf 2 september. Dus snel rond de tafel met de verschillende contactpersonen om na te gaan wat de wensen zijn, wat er vanuit de partijen geregeld kan worden en hoe dit allemaal aansluit binnen de organisatie vanuit het circuit. Daarna vol aan de slag om o.a. de gastenlijst op orde te krijgen, de catering te regelen, het marketing materiaal te bestellen en de communicatie volledig te maken!
Vrijdag 1 september, testdag! Een dag om alles zelf te ondervinden, vanaf aankomst en parkeren tot aan borrel en vertrek. De laatste wijzigingen in het draaiboek maken zodat iedereen op de hoogte is hoe de dagen gaan verlopen, hoe we de openingsceremonie houden i.v.m. het in gebruik nemen van een VIP lounge, overleggen met de cateraar zodat de tijdslijnen overeenkomen, mijn netwerk gebruiken voor extra assistentie bij de entree en dan genieten van de avond….
Zaterdag 2 september, de dag waarbij de verschillende directieleden bij elkaar komen om het partnership te ondertekenen en om gezamenlijk de VIP lounge te openen samen met de eigenaar van Circuit Zandvoort. Heerlijk dat het weer ook nog meewerkt.
Zondag 3 september, de VIP lounge is al vroeg open voor klanten en relaties en ook ik ben weer aanwezig zodat deze dag volgens verwachting verloopt. Natuurlijk maak ik daarnaast graag gebruik van de momenten om te kunnen netwerken en wordt het opnieuw een succesvolle dag voor alle partijen.
Het event is voorbij, een evaluatie wordt nog gepland maar ik ben tevreden en de initiële feedback tijdens het event was zeer positief! Tevreden over de samenwerking met o.a. Marketing Leverage, Findio, Autoweek, Circuit Zandvoort, Youhoo, SportVibes, VT- wonen en Larissa Merfol van Lunajela. Ook tevreden omdat er gesprekken staan ingepland tussen mij en potentiële opdrachtgevers!
Lang genieten van vrije uren zit er niet in. Een nieuwe week begint in het gezellige Brabant waar ik als P.A. werkzaamheden oppak voor de directie bij een andere opdrachtgever.
Werkse!
